Dostępny na stronie internetowej urzędu formularz - pobrany, wypełniony i podpisany – można przesłać do urzędu na elektroniczną skrzynkę podawczą.

Pomysł stworzenia odpowiedniego narzędzia tak, aby urzędy łatwo i sprawnie mogły wypełnić ten obowiązek, powstał w ramach Centrum Innowacji Microsoft w Łodzi. W ramach działalności Centrum, prowadzone są pilotaże nowych rozwiązań IT, adresowanych do administracji publicznej, szkolenia w zakresie nowoczesnych koncepcji zarządzania w sektorze publicznym i innowacyjnych rozwiązań informatycznych dla pracowników administracji oraz użytkowników tych rozwiązań.

Centrum prowadzi również prace badawcze i badawczo-wdrożeniowe, usprawniające rozwiązania prawne i organizacyjne, dotyczące innowacyjnych metod wspierania realizacji zadań jednostek samorządu terytorialnego.

„I tak też się stało w przypadku tworzenia formularzy na bazie narzędzi Microsoft. Jest to narzędzie, które zostało zbudowane i udostępnione naszym partnerom i klientom bezpłatnie” - podkreśla Daniel Grabski.

Rozwiązaniem powstałym w Centrum zaintersował się nasz partner – firma Szulc-Efekt, posiadającą duże doświadczenie w obsłudze rynku samorządowego, w szczególnosci na poziomie gmin. Widząc zainteresowanie wśród urzędów możliwością tworzenia formularzy na bazie narzędzi Microsoft, partner zdecydował się takie rozwiązanie zaoferować samorządom.

„Bazując na narzędziu zbudowanym w ramach Microsoft Innovation Center w Łodzi i dostępnym bezpłatnie, nasz partner stworzył rozwiązanie umożliwiające przygotowanie, za pomocą Microsoft Word 2007, formularzy dokumentów elektronicznych XML, spełniających wymagania prawa polskiego” - zaznacza Grabski.

Adam Szulc, prezes Szulc-Efekt, podkreśla, iż wiele firm oferuje różne technologie dla tworzenia takich dokumentów - np. Microsoft czy ADOBE. „Jeżeli więc w urzędzie korzysta się z oprogramowania Microsoft, można na bazie Worda 2007 tworzyć takie formularze. Jest to proste i wygodne narzędzie, które pozwala na szybki kontakt z urzędem” - powiedział.

Korzyści z takiego rozwiązania są oczywiste. Jako przykład, Szulc podaje administrację w Danii, gdzie 50 proc. spraw załatwianych jest drogą elektroniczną. „Oznacza to o połowę mniej klientów w urzędzie, mniej telefonów, czy listów przesyłanych pocztą. Poza tym, daje to możliwość automatyzacji pracy urzędu. Jeżeli sprawa trafia do duńskiego urzędu w formie elektronicznej, nikt tego już tam nie drukuje, tylko funkcjonuje to w elektronicznym obiegu dokumentów. To oznacza też oszczędności. Wiadomo przecież, że kawa kupiona w automacie, kosztuje mniej, niż ta podana w restauracji”.

To, że można łatwo i skutecznie załatwiać sprawy drogą elektroniczną i przyjmować to jako „normę”, pokazują systemy bankowości elektronicznej. Zdaniem Adama Szulca „banki, które stopniowo postawiły na informatyzcję, wygrały. Wielu klientów już nawet nie pamięta, że kiedyś, aby wykonać przelew, trzeba było udawać się osobiście do banku. Są oczywiście tacy, którzy ciągle wolą przelewy wykonywane w okienku pocztowym lub bankowym, więc jednym i drugim trzeba udostępnić odpowiednie mechanizmy. Podobnie będzie z urzędami. Miejmy nadzieję, że za kilka lat cześć klientów będzie dziwić się, że kiedyś, chcąc załatwić sprawę w urzędzie, trzeba było udawać się osobiście do urzędu i tracić czas na dojazdy, rozmowy, kolejki”.

Jak podkreśla Daniel Grabski z Microsoft, powstałe rozwiązanie na bazie narzędzia dostepnego w łódzkim Centrum może być wykorzystywane wewnątrz danej jednostki, jak i na zewnątrz, czyli dla obywateli (przez przeglądarkę internetową lub off-line-owo). W jego opinii, zaproponowane rozwiązanie zapewni znaczną oszczędność czasu, jak i nakładów finansowych, a co najważniejsze - usprawni i ułatwi kontakt obywateli z urzędem, poprzez wykorzystanie technologii informatycznych w postaci znanego edytora tekstów Word 2007.

(za www.samorzad.pap.pl )